Upravljanje projektima ili projektni menadžment je disciplina koja je, verovali ili ne, stvorena u XIX veku do strane Frederika Tejlora, oca savremenog menadžmenta. Svoju veliku popularnost vođenje projekata je steklo u drugoj polovini XX veka, a pravu ekspanziju u XXI veku.
Ono što ćemo pokušati da odgovorimo je:
- Da li ovaj svetski standard ima primenu kod nas?
- Da li treba poslušati te savete i prigrliti upravljanje projektima?
- Da li krenuti sa tim kao standardom poslovanja firme?
Kako bi odgovorili na ta pitanja, krenimo redom od same definicije projektnog menadžmenta koju smo našli na sajtu Project Management Srbija gde stoji da je upravljanje projektima skup veština i alata kojima se realizuju ciljevi projekta u dogovorenom budžetu i zadatom roku sa kvalitetom koji omogućava zadovoljstva sponzora ili korisnika zbog kojeg je pokrenut projekat.
Pri tome treba dodati da se tačno zna zašto se pokreće projekat i koje su to biznis potrebe dovele do pokretanja projekta. Takođe, ne treba podsećati da su unapred određeni i konkretni ciljevi i rezultati koji treba da proizađu iz samog projekta. Ako pri tome znamo uloge i odgovornosti svih članova projektnog tima, odnosno precizno znamo ko je odgovoran za koju aktivnost, u kom vremenskom periodu treba da realizuje tu aktivnost i koliki je budžet za njenu realizaciju, onda je jasno da to odličan sistem za planiranje i uspešnu realizaciju.
Onda je jasno da suštinski ne postoji bolji način kako bi realizovali strateške ciljeve kompanije nego kroz projektne inicijative. Ako je to primenljivo u svetu već nekih stotinak godina, i vode se projekti u svim krajevima sveta bez obzira na finansijsku situaciju tih područja, jasno je da se stvara slika neophodnosti upravljanja projektima.
Treba dodati i da je upravljanje projektima primenljivo uvek i svuda. Pa zašto ne bi bilo i kod nas. Dakle, odgovor na prva dva pitanja je DA.
Lepota projektnog menadžmenta je njegova univerzalnost. To je skup unaped definisanih i tačno određenih koraka koji vode projekat kroz sve njegove ključne delove, odnosno njegove faze:
- Iniciranje ili formalno pokretanje projekta
- Planiranje projekta (najmanje što treba uraditi je isplanirati šta je obim projekta, odnosno šta je sastavni deo projekta i šta treba uraditi na projektu, definisati trajanje pojedinačnih aktivnosti i projekta u celosti, i naravno ispratiti finansijsku stranu projekta u vidu projektnog budžeta. Naravno to su minimalni zahtevi koje treba isplanirati pre startovanja projekta. Svakako bi na to trebalo dodati i sledeće segmente upravljanja projekta: definisanje traženog kvaliteta, planirati ljudske resurse, rizike, komunikaciju, nabavke i kako upravljati i kontrolisati stakeholdere na projektu)
- Realizacija projekta, tj. izvršenje konkretnih aktivnosti
- Praćenje projekta (monitoring i kontrola projektnih aktivnosti)
- Formalno zatvaranje projekta
Dakle, kao što vidimo, svi ovi ključni delovi upravljanja projektima ne zavise ni na koji način od same firme, njene veličine, grane industrije kojoj firma pripada. Naravno, ne zavisi ni od pola, jezika, verske ili bilo koje druge pripadnosti projekt menadžera i njegovog tima…
Upravljanje projektima je metodologija koja se lako uči, primenjiva je na svim vrstama projekata, a najbolje se vežba kroz praksu i kroz vođenje projekata.
Nije ni sve tako jednostavno, ne uči se ova veština vođenja preko noći. Potrebno je malo vremena da se članovi projektnog tima i projektni menadžeri upoznaju i savladaju ovu metodologiju kako bi krenuli sa njenom primenom. Brzi način ovladavanja je kroz gledanje online treninga ili čitanjem stručne literature iz ove oblasti. Najbrži način je ipak lično prisustvovanje obukama gde se kroz adekvatna pitanja predavaču mogu popuniti nastale praznine u znanju. Svakako angažovanje konsultanata najviše ubrzava proces i priprema firmu za brzu i efikasnu primenu sistema upravljanja projektima.
Da li treba da postoji standardni način vođenja projekata?
Naravno DA.
Još je Takiči Ono, osnivač lean menadžmenta i konstantnog unapređenja, rekao da ako nema standarda nema ni unapređenja. Ako svako radi drugačije i na svoj način, onda ne možemo da unapredimo proces jer da bi unapredili proces mora da postoje identični ulazi u proces. Tek onda promenom ulaza, možemo da menjamo i unapređujemo izlaz procesa.
Kako je najjednostavnije da firma krene sa primenom projektnog menadžmenta?
- Obuka zaposlenih za upravljanje projektima
Jasno je da je potrebno formalno znanje vođenja projekta da bi se krenulo sa njegovom implementacijom
- Standardizacija procesa upravljanja projektima
Mora da se napravi standard, zvanična procedura za upravljanje projektima koja će biti obavezujuća za sve projekt menadžere i za sve projekte. Ona treba da omogući da svi vode projekte na isti način.
- Unapređenje procedure vođenja projekata
Onda postepeno uvidjati greške i prilike za poboljšanje standarda, tj. vaše procedure za upravljanje projektima. Istražiti i ispitati prilike, a najbolja rešenja uneti u proceduru kao novi standard. Voditi projekte prema novom, unapređenom šablonu i onemogućiti bilo kome da postupa drugačije nego što je propisano u samoj proceduri za upravljanje projektima.
I to je sve, vrlo je jednostavno: obuka, standardizacija i unapređenje. Zato priglite upravljanje projektima i neka to bude vaš standard poslovanja.